Es gibt unzählige Veröffentlichungen zu BarCamps. An dieser Stelle haben wir blitzlichtartig die wesentlichsten Merkmale kurz zusammengefasst:
Ein BarCamp ist ein Format für Veranstaltungen, bei denen besonderer Fokus auf dem (Erfahrungs-)Austausch liegt. Das Format ist sowohl ein informelles Treffen als auch eine Tagung. Weil das Programm, die Workshops und die Referent/-innen nicht vorher feststehen bzw. festgelegt werden, werden BarCamps auch „Un-Konferenzen“ oder „Mit-Mach-Konferenzen“ genannt. Alle, die ein Thema einbringen wollen, können dies tun. In einem BarCamp gibt es keine Hierarchien oder exklusives Wissen weniger Personen, sondern die Begegnungen finden auf Augenhöhe statt. Im Fokus steht das Teilen von Wissen und Erfahrungen, dass die Teilnehmenden mitbringen. Alle geben das rein, was man kann und möchte.
Das Format zeichnet sich durch das hohe Maß an Beteiligungsmöglichkeiten aus. Die Beteiligung beginnt nicht erst auf der Veranstaltung, sondern zieht sich wie ein roter Faden durch die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung bzw. Weiterarbeit. Die Teilnehmenden bestimmen selbstständig und gemeinsam die Themen, die sie bearbeiten wollen. Im BarCamp wird davon ausgegangen, dass alle so viel Interesse am Thema mitbringen, dass sie auf der einen Seite Teilnehmende sein möchten und auf der anderen Seite auch etwas beisteuern können. Zum Start der Veranstaltung bringen diejenigen, die wollen, ihre eigene Sessionvorschläge ein. Expertenwissen ist nicht erforderlich, eine spannende Frage reicht, um miteinander ins Gespräch zu kommen und Wissen und Erfahrungen auszutauschen. Bei den Gästen der Veranstaltung wird häufig anstelle von „Teilnehmenden“ von „Teilgebenden“ gesprochen.
Bis zum Anmeldeschluss entscheiden alle Anwesenden gemeinsam über das, was im BarCamp passieren soll. Dafür gibt es eine verlässliche Struktur mit ausreichend Räumen und Zeitslots. Die Sessions finden parallel in den aufeinander folgenden Zeitslots statt. Die Teilnehmenden entscheiden in der Veranstaltung selbstständig, an welchen Sessions sie teilnehmen. Durch ein Like können Teilnehmende im Vorfeld bereits die Wichtigkeit einzelner Themenvorschläge priorisieren bzw. ihren Wunsch nach Mitarbeit signalisieren.
Weltweit wird für Barcamps eine Flamme als Teil der Logos verwendet. In der ursprünglichen Version von Eris Free besitzt es drei Riefen, die an das RSS-Symbol angelehnt sind. Heute wird in der Regel die Outline der Flamme verwendet.
In seiner Struktur verankert das BarCamp partizipative Ansätze. Es motiviert Menschen, sich zu beteiligen und ist offen für eigene thematische Vorschläge. Die Verantwortung für das gute Gelingen wird auf viele Schultern verteilt. Das BarCamp setzt auf Selbstorganisation und Improvisation der Anwesenden, denn alle können und sollen sich an der Gestaltung, Durchführung und Dokumentation des BarCamps beteiligen. Die feste Raum- und Zeitstruktur gibt den Teilnehmenden den nötigen Rahmen und bietet Orientierung.
Das BarCamp verfolgt das Anliegen, nach außen und auch im Nachgang zu wirken. Es spiegelt unter Einsatz digitaler Werkzeuge seine Inhalte wider und ist auf diesem Weg auch für alle Menschen erreichbar, die von unterschiedlichen Orten aus das BarCamp verfolgen. Dadurch ist es auch möglich, im Nachgang Inhalte weiter zu verfolgen. Soziale Medien und digitale Werkzeuge, die den Fokus auf die Vernetzung legen, spielen im Vorfeld, währenddessen und im Nachgang eine wichtige Rolle. So ist es eine der wenigen Regeln eines BarCamps, dass jede Session gut dokumentiert wird und die Ergebnisse im Netz zur Verfügung gestellt werden.
Die Themensammlung erfolgt hierbei unbedingt im Vorfeld der Veranstaltung. Im besten Fall ist die Sammlung eine Woche vor der Veranstaltung abgeschlossen. So haben die Teilnehmenden ausreichend Zeit, sich bereits vor Beginn der Veranstaltung zu informieren und sich zu entscheiden, in welche Themenräume sie gehen und sich einbringen werden. Eine verbindliche Anmeldung zu den verschiedenen Themenräumen ist nicht zwingend erforderlich – hier steht das „Gesetz der zwei Füße“ als Regel der freien Entscheidung bereit. Die Veranstaltung findet ausschließlich im digitalen Raum statt. Hierbei ist es dienlich, dass die angemeldeten Teilnehmenden über ausreichende Ressourcen (PC-Technik, Internetzugang, Headset) verfügen, um möglichst störungsfrei und erfolgreich an der Veranstaltung mitwirken zu können. Dazu ist es hilfreich, im Vorfeld der Veranstaltung eine Testeinwahl zu ermöglichen, in der die Teilnehmenden Erfahrungen sammeln und technische Hürden noch beseitigen können.